Zakonom o računovodstvu je propisano da je pravno lice dužno najmanje jednom godišnje sa stanjem na dan kada se završava poslovna godina izvršiti popis imovine i obaveza sa ciljem da se utvrdi njihovo stvarno stanje, te da se u poslovnim knjigama izvrši usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Internim općim aktom i Odlukom o popisu utvrđuje se postupak provođenja popisa imovine i obaveza koji podrazumijeva određivanje komisije, način i rokove popisa, način usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem…
Pri utvrđivanju sastava komisija za popis treba voditi računa da lica koja su materijalno ili finansijski zadužena za sredstva koja se popisuju i njihovi neposredni rukovodioci ne mogu biti određeni u komisiju za popis tih sredstava. Također, podatke iz knjigovodstva u popisne liste ne unose lica koja rade u knjigovodstvu, nego popisna komisija.
Popisna komisija na kraju sastavlja izvještaj o obavljenom popisu u roku utvrđenom odlukom o popisu, a najkasnije 45 dana od dana isteka poslovne godine.
Po pregledu izvještaja, Uprava društva donosi odluku o postupanju sa rezultatima popisa. Odluka se zatim dostavlja računovodstvu koje će evidentirati računovodstvene promjene.
Ukoliko pravno lice ne popiše imovinu i obaveze u skladu sa odredbama Zakona o računovodstvu i reviziji FBiH novčanom kaznom u iznosu od 5.000,00 KM do 15.000,00 KM kaznit će se za prekršaj pravno lice, a novčanom kaznom u iznosu od 500,00 KM do 3.000,00 KM kaznit će odgovorno lice.
Inventurni višak
Inventurni višak nastaje u slučajevima kada se utvrdi da je stanje određene imovine veće od stanja iskazanog u knjigama. Viškovi su najčešće rezultat greške nastale prilikom evidentiranja poslovnog događaja. Utvrđeni višak se evidentira kao prihod, a kako ne predstavlja promet ne postoji obaveza plaćanja PDV-a. Ukoliko se višak isporuči kupcu, time nastaje promet pa u tom trenutku nastaje i obaveza plaćanja PDV-a.
Inventurni manjak
Inventurni manjak nastaje kada je stvarno stanje određene imovine manje od stanja iskazanog u knjigama. Manjak može biti tehnološki, uzrokovan od strane više sile, nepažnjom ili nesavjesnim rukovanje radnika, ili nastati zbog isteka roka trajanja, kala, rastura, loma i kvara.
Nakon što se utvrdi vrsta nastalog manjka potrebno je provjeriti da li je djelatnost fime Zakonom o PDV-u obuhvaćena propisanim normativom za utvrđivanje manjka na koji se ne plaća PDV i koji predstavlja priznat trošak (kalo, rastur, lom, kvar).
Ako je manjak iznad dopuštene visine po definisanom normativu, onda je potrebno utvrditi i teretiti odgovorne osobe zbog kojih je manjak nastao pa će se isti tretirati kao korist odgovorne osobe na koju je potrebno obračunati i platiti doprinose i porez.
Ako je razumno nemoguće odrediti odgovornu osobu, onda manjak ide na teret firme i predstavlja nepriznat trošak. U tom slučaju je potrebno izdati internu fakturu i na nabavnu vrijednost obračunati i platiti PDV.
U praksi, inspekcijski organi traže da se za svaki manjak utvrdi odgovorna osoba, odnosno da postoji Pravilnik kojim je definisano ko snosi odgovornost.
Kako se u slučaju manjkova može raditi o različitim poreznim tretmanima (PDV, porez na dobit, porez na dohodak) neophodno je za svaki pojedinačan slučaj pravilno utvrditi vrstu i visinu manjka te voditi računa o dopuštenoj razini kala, rastura, kvara i loma.